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DEMAT' MANAGER

Dématérialisation et traitement des commandes en mode Cloud

DEMAT' MANAGER est la solution idéale pour toutes les organisations qui reçoivent beaucoup de documents papier (courriers et fax) et doivent en extraire les données pour nourrir ses applications métier et déclencher des actions. La manipulation du papier est fastidieuse, contre-productrice, coûteuse et source d'erreurs. L'archivage est encombrant. DEMAT' MANAGER supprime le papier, facilite et accélère vos processus de traitement et intègre vos workflow pour vous faire gagner en performance.

 


 

Modules de traitement & interface Web

DEMAT' MANAGER est constitué d'un ensemble de modules permettant d'automatiser en partie le processus de traitement des documents (réception, centralisation, océrisation, lecture optique de document...). Ce traitement est invisible pour l'utilisateur. Une fois ces traitements terminés le document devient accessible dans l'interface Web DEMAT' MANAGER. L'utilisateur peut alors terminer le traitement manuel en utilisant les différentes fonctionnalités paramétrées sur-mesure dans l'interface. L'utilisateur peut notamment copier les informations nécessaires au traitement de la commande pour les coller dans l'ERP affiché généralement sur un deuxième écran.

 


 

Parcours simplifié d'un document traité avec DEMAT' MANAGER :

 

Réception
  • Véritable prolongement du service de fax par mail FAXBIS, DEMAT' MANAGER supprime l'impression des fax. Ils vous sont restitués au format PDF ou TIFF. Plus besoin de se déplacer au fax. Les documents apparaissent directement à l'écran de l'utilisateur.
  • Les courriers sont scannés puis réceptionnés par la solution
  • Les e-mails en réception sur une ou plusieurs adresses données sont également réceptionnés par la solution

 

Centralisation

Tous ces documents sont centralisés et reçoivent un pré-traitement (redressement des documents qui le nécessitent et transformation en PDF text permettant, en traitement manuel, de copier/coller le contenu).

 

Analyse & distribution

L'analyse par un module de LAD (Lecture Optique de Document) est l'étape qui concentre la plus grande partie d'intelligence de la solution. Il permet de reconnaître l'expéditeur, de typer le document (commande, réclamation, demande de prix...) et de lire les champs balisés afin d'en extraire les informations nécessaires. En fonction de ces différentes informations enregistrées, le document est alors distribué automatiquement à la bonne BU, le bon service, le bon opérateur. Accessible au niveau de l'interface Web, le document est disponible au traitement final et manuel par un opérateur.

Les documents qui n'ont pu être distribués automatiquement apparaissent également dans l'interface Web dans une bannette de dispatch virtuelle. C'est un opérateur qui gère alors la distribution par un simple clic sur la bannette virtuelle du bon service.

 

Traitement

Dans la configuration classique, pour chaque document l'opérateur extrait les informations du document en les copiant pour les coller dans l'ERP affiché sur le deuxième écran.

Des fonctionnalités avancées permettent d'associer des commentaires, de solliciter une validation, de mettre le document en attente, de le découper, de répondre à l'expéditeur par mail ou par fax, etc.

 

Archivage

Une fois l'information traitée, DEMAT' MANAGER permet d'archiver le document en 1 clic dans le Cloud d'AVM et peut être désarchivé très facilement en réalisant une recherche sur les attributs du document. Les documents peuvent également être dirigés vers une GED.

 


 

Une configuration sur-mesure pour optimiser la performance

Solution en mode SaaS ne signifie pas configuration rigide imposée. Votre DEMAT' MANAGER est personnalisé afin de coller parfaitement à votre process pour que le traitement de chaque document soit le plus simple et le plus rapide possible. Pour cela chaque mise en place de DEMAT' MANAGER débute par un audit de vos besoins, de vos process en place et de vos contraintes. On étudie votre process, les gestes effectués, les opérations à réaliser et les points d'amélioration. L'interface est alors modelée puis affinée progressivement :

  • Les barres d'outils sont placés à l'endroit le plus naturel pour l'utilisateur
  • Seules les fonctionnalités nécessaires sont intégrées pour ne pas alourdir l'interface
  • Les boutons des bannettes sont personnalisés graphiquement
  • Des masques de documents sont créés pour automatiser au maximum le traitement
  • Etc.

Le traitement d'un document s'apparente à l'arrêt au stand d'une formule 1. Les manipulations et le nombre de clics sont réduits au strict minimum pour fluidifier le traitement et supprimer toute perte de temps.

Cette phase d'audit préalable permet également d'inscrire le nouveau process dans les habitudes de travail pour les améliorer sans les bouleverser.

 


 

 

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